Le tableau de bord de gestion commerciale

Le tableau de bord permet de répondre aux objectifs de management suivants et de donner les informations clés aux bonnes personnes.

·         évaluer la performance

·         réaliser un diagnostic de la situation

·         prendre des décisions

·         communiquer, informer

·         motiver les collaborateurs

·         progresser de façon continue

 

Le tableau de bord est un outil de pilotage à la disposition d'un responsable ou de son équipe pour prendre des décisions et agir en vue de l'atteinte d'un but qui concourt à la réalisation d'objectifs stratégiques.

C’est aussi un outil de management pour animer une équipe en développant une réflexion collective dans le but d'utiliser au mieux des ressources.

Le tableau de bord prospectif permet de valider et d'ajuster la stratégie, le tableau de bord de pilotage permet de mettre l'opérationnel au service de la stratégie.

Un tableau de bord de pilotage est constitué d'un ensemble d'indicateurs qui représente l'état ou l'évolution d'un système, il est choisi en fonction des leviers d'action qui seront utilisés pour prendre d'éventuelles mesures correctives et donc en fonction de décisions à prendre dans le futur.

 

Les composantes de tableaux de bord

Le tableau de bord comprend les fonctionnalités suivantes :

  • La collecte des données: la solution doit être intégrée dans le système d’information et communiquer avec les applications métiers existantes généralement issues d'un système d'information de gestion (SIG, ERP – GRC, CRM), ou bien, les données sont introduites en manuel.
  • L’analyse et la restitution des données: L'outil recueille la requête et produit les indicateurs et informations voulus de la façon la plus opérationnelle possible pour les différentes populations d’utilisateurs. La restitution graphique doit être ergonomique et personnalisable.
  • Les indicateurs de performances: les indicateurs de performances sont indispensables à la compréhension des situations et à l'anticipation dans les prises de décisions stratégiques et opérationnelles.
  • Les alertes: Les processus opérationnels peuvent avoir besoin d'être alertés de manière automatique.
  • La mobilité: De plus en plus mobiles, les différents salariés d'une entreprise se doivent de rester connectés avec leurs indicateurs. Les outils de tableaux de bord proposent désormais des accès aux équipements mobiles.

La tenue hebdomadaire ou mensuelle de tableaux bord est essentielle à l'entreprise.Ceux-ci permettent non seulement de délivrer de précieux indicateurs sur l'activité de l'entreprise, mais aussi d'anticiper et de corriger des situations dangereuses.

 

Pourquoi faut-il prévoir la situation financière de l'entreprise ?

Comment établir votre tableau de bord de gestion?

L'analyse des écarts

L’aide à la décision et es actions correctives.

À qui s'adresser ?

 

Pourquoi faut-il prévoir la situation financière de l'entreprise ?

 

Anticiper, piloter, corriger, voici ce à quoi tout chef d'entreprise est confronté dès le démarrage de son entreprise quelle que soit la taille de cette dernière.

Il ne s'agit pas d'agir à l'aveugle, mais d'utiliser des outils fiables délivrant des indicateurs pertinents.

Le chef d'entreprise a constamment besoin de savoir "où il va". Il doit donc anticiper.

La réalisation des prévisions financières est un travail qui ne s'achève pas au lendemain de la création de l'entreprise, mais doit se poursuivre et s'étoffer au fur et à mesure que l'entreprise se développe.

Les prévisions sont essentielles pour :

  • Se fixer des objectifs réalistes en termes notamment de chiffre d'affaires ,
  • Anticiper une montée en charges,
  • Anticiper le lancement d'une nouvelle activité ou le recrutement d'un nouveau collaborateur,
  • Anticiper les problèmes de trésorerie,
  • Négocier un découvert ou d'autres solutions financières à court terme auprès du banquier,
  • Négocier une levée de fonds auprès d'investisseurs,
  • Maintenir les performances de l'entreprise, etc.

Le tableau de bord permet d'obtenir une vue d'ensemble de l'entreprise. Il synthétise les points clés de l'activité et poursuit deux objectifs :

  • Suivre l’atteinte des objectifs fixés
  • Prévenir les difficultés,
  • Aider à piloter l'entreprise.

Il alerte sur les actions correctrices à mettre en place.

Comment établir votre tableau de bord de gestion ?

Le tableau de bord repose sur la fixation d'objectifs quantifiés pertinents.

Le premier travail consiste donc à trouver les indicateurs adaptés à l'entreprise et en fonction de ces derniers, à formaliser des objectifs.

 

Il existe 4 catégories d'indicateurs à utiliser en fonction de l'activité de l'entreprise :

 

  • Les indicateurs économiques : les plus couramment utilisés, ils mesurent les résultats et les coûts,
  • Les indicateurs physiques : ils traduisent physiquement l'activité et mesurent la qualité, le traitement des commandes, l'approvisionnement, la logistique, etc.
  • Les indicateurs humains : ils mesurent la performance des salariés productifs (nombre de visites, de RDV, de devis.),
  • Les indicateurs de suivi de projets : ils mesurent l'avancée d'un projet.

En fonction de ce qu'il souhaite mesurer, le chef d'entreprise choisit avec soin ses indicateurs.

Les prévisions financières réalisées en amont de la création de l'entreprise délivrent le cadre et les repères pour la suite.

Sur ce schéma seront construits un ou des tableaux de bord (en fonction de la taille de l'entreprise) dont l'objectif est de mettre en lumière les écarts entre les prévisions et la réalité.

Le tableau de bord est un outil de mesure, cette mesure permettra de prendre des décisions rapides en tenant compte d'éléments tangibles.

 

L'analyse des écarts.

Le tableau de bord met en relief les écarts entre les prévisions et le niveau d'activité réelle de l'entreprise.

Le tableau de bord permet de respecter les équilibres financiers préalablement définis ou de corriger les estimations qui ne correspondent pas à la réalité : le décollage des ventes est plus lent que prévu, les charges d'exploitation s'accumulent lourdement…

Il apparaît donc nécessaire de réaliser de nouvelles prévisions en tenant compte des données réelles de l'entreprise afin d'éviter de mauvaises surprises notamment en matière de trésorerie.

Dans un premier temps, le chef d'entreprise doit procéder à un diagnostic de ces écarts

  • Pourquoi le niveau d'activité de l'entreprise diffère-t-il des objectifs ?
  • Quelles en sont les raisons ?
  • Les objectifs sont-ils trop élevés par rapport à l'environnement dans lequel l'entreprise évolue ?
  • Des problèmes internes sont-ils apparus ?
  • La conjoncture est-elle mauvaise ?
  • ...

Le diagnostic achevé, il sera temps de mettre en œuvre des actions correctrices afin d'améliorer les performances de l'entreprise et de remédier aux mauvais résultats.

Pour les jeunes entreprises ne possédant pas encore d'historique, l'analyse hebdomadaire ou mensuelle des écarts permet de mieux connaître l'évolution de son entreprise et de formuler des objectifs précis et réalistes.

 

L’aide à la décision et es actions correctives.

L'observation des écarts poste par poste permet de savoir si les objectifs fixés préalablement ont été tenus ou non. Dans le cas où les objectifs ne sont pas atteints, il faut :

  • En comprendre les raisons : un manque d'effort commercial, un nouveau concurrent, une augmentation de tarif d'un prestataire...
  • mettre en place une ou des actions correctrices afin d'y remédier : lancement d'une action de communication, diminution des stocks, changement du mode de transport...

Le tableau de bord est un instrument d'aide à la décision et ne se contente pas d'évaluer le prévu et le réalisé. Un tableau de bord a pour vocation d'assister le décideur dans ses prises de décision.

Cet éclairage est étroitement lié à la stratégie poursuivie, l'activité sous contrôle.

Le tableau de bord peut suggérer :

  • quelques pistes de réflexion pour faciliter l'analyse de la situation,
  • Inciter un peu plus à la prospective et la reflexion
  • une démarche de progrès global de l'organisation
  • améliorer les propres processus en terme de performance et de création de valeurs.

 

 À qui s'adresser ?

 

Gp-evolution vous assiste dans la mise en place de votre tableau de bord en collaboration avec votre expert comptable (extraction des données comptables et postes de dépenses, charges, …). Contactez-nous.

 

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